Retningslinje for instrukser

Målgruppe:

Ledere og medarbejdere i Social- og sundhedsforvaltningen 

 

Hygiejne

  • Ikke relevant

 

Udstyr

VAR

https://www.varportal.dk/

I VAR-portalen forefindes Sundhedsfaglige instrukser. Portalen tilgås via ovenstående link. På tablets og PCére er der ikon/app direkte fra forsiden af skærmen.

I VAR findes generelle procedurer og retningslinjer samt lokale procedurer for Middelfart Kommune. Desuden indeholder VAR videnstof og tests.

Håndbogen

I håndbogen forefindes personalemæssige dokumenter.

Begreber

Instrukser: En samlet betegnelse for ledelsens foreskrifter for, hvordan medarbejdere skal forholde sig under givne omstændigheder.

De omfatter:

Retningslinjer: Anvisninger, der anvendes af ledere og medarbejdere, når de skal træffe beslutning om den rette fremgangsmåde. Kan også omfatte en politik eller strategi.

Kliniske retningslinjer: Systematisk udarbejdede evidensbaserede anvisninger på, hvilke procedurer sundhedspersoner bør følge. Der tages hyppigt udgangspunkt i klaringsrapporter fra fx de videnskabelige selskaber og referenceprogrammer mv.

Procedurer: Procedurer er borgerrelaterede arbejdsgange og -processer i forbindelse med undersøgelse, behandling og pleje.
Derudover kan der være

Supplerende dokumenter: Understøttende dokumenter i forhold til en retningslinje eller procedure. For eksempel skemaer, tjeklister og pjecer. De findes ofte som vedhæftede dokumenter eller links.

 

Gennemførelse forberedelse

 

Gennemførelse udførelse

Roller og opgaver

  • Kvalitetsudvalget definerer hvilke instrukser der skal udarbejdes og udpeger den person, som skal være forfatter på dokumentet
  • Medarbejdere og ledere retter henvendelse til Kvalitetsudvalget, hvis de mener, at der er behov for et nyt dokument. Først afsøges der, om der ligger en generel procedure i VAR, som kan bruges.
  • Dokumentet udarbejdes efter skabelonen (vedhæftet eller link til)
  • Forfatteren er sammen med ledelsen ansvarlig for at sende dokumentet i høring hos relevante parter. Det vil sige medarbejdere/ledere med der arbejder på området eller har specialviden på området samt samarbejdspartnere, der bliver berørt af dokumentet.
  • Får man et dokument i høring er man forpligtet til at svare indenfor tidsfristen. (Bør være minimum 2 uger).
  • Forfatteren retter dokumentet til på baggrund af indkomne høringssvar og forfatter (kvalitetskonsulenter?) sørger for at sende dokumentet til godkendelse i kvalitetsudvalget.
  • Overordnede organisatoriske og ledelsesmæssige retningslinjer godkendes af chefgruppen.
  • Retningslinjer og procedurer godkendes af kvalitetsudvalget.

 

Gennemførelse efterarbejde

Vedligeholdelse af lokale procedurer

Minimum hver andet år gennemgår kvalitetskonsulenterne udløbsdato og undersøger i samarbejde med forfatterne relevans og behov for revidering af indhold.

Alle ledere og medarbejdere er desuden ansvarlige for løbende at melde tilbage til forfatterne eller kvalitetskonsulenterne ved behov for justeringer af det faglige indhold eller hyppigere revision af en instruks.

Implementering af dokumenter

Ved udgivelse af et nyt dokument fremsender kvalitetskonsulenterne en mail til ledere og kvalitetsnøglepersoner, som er placeret i de af dokumentets berørte områder. Det samme sker ved revisionsændringer. Det er ledernes ansvar at sikre den lokale implementering af dokumentet.

Oplæring i anvendelse af VAR og Håndbogen

Nye medarbejdere introduceres til VAR og håndbogen. Leder og kvalitetsnøglepersoner er ansvarlige for løbende oplæring af medarbejderne.

Systemnedbrud

(beskrivelse af hvad man gør i tilfælde af systemnedbrud)

 

Dokumentation

 

Indikationer

 

Mål

  • At sikre, at organisationens versionsstyrede dokumenter er tilgængelige, opdaterede og godkendte
  • Versionsstyrede dokumenter entydigt kan identificeres.
  • Samt at guide brugere af informationssystemerne:
    - VAR
    - Den røde håndbog

 

Jura/etik

  • Denne retningslinje følger Vejledning om udfærdigelse af instrukser.

 

Information

  • Ikke relevant

 

Observationer

  • Ikke relevant

 

Daglig hygiejne

  • Ikke relevant

 

Litteraturreferencer

 

Godkendt af Kvalitetsudvalget 01.11.2021

(dokumentet bliver udstyret med dato og versionsnummer, når det føres ind i VAR)